Manual de Funciones

MANUAL DE FUNCIONES

COORDINADOR GENERAL.

 NATURALEZA DEL CARGO

Coordinador general del evento es el encargado de coordinar y supervisar las actividades de los diferentes comités que tiene a su cargo.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES:

1.        Verificar que los recursos sean bien utilizados

2.      Planear los tiempos de ejecución de las actividades

3.      Proponer soluciones que resuelvan los inconvenientes que se puedan presentar

4.      Analizar la distribución y utilización de los recursos

5.      Autorizar la compra de los materiales para el evento

6.      Evaluar el desarrollo de las diferentes actividades realizadas por los comités

7.      Garantizar  la calidad del evento

8.      Evitar al mínimo los inconvenientes.

 

REQUISITOS MINIMOS: Tener carrera profesional en administración de empresas o una carrera afín con mínimo dos años de experiencia en este campo.

 

 

 

 

 

 

MANUAL DE FUNCIONES

COORDINADOR ADMINISTRATIVO.

NATURALEZA DEL CARGO

Controlar los procesos administrativos, a fin de lograr la efectiva distribución y utilización de los recursos materiales y financieros disponibles, asignándolos equitativamente y administrándolos para el eficiente funcionamiento de los servicios y la satisfacción.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

1.     Asesora técnicamente a la dependencia en el área que le compete.

2.     Participa conjuntamente con el analista de presupuesto en la elaboración y distribución del presupuesto anual.

3.     Controla la ejecución del presupuesto.

4.     Establece los objetivos a lograr por la unidad y determina los recursos y acciones necesarias para alcanzarlas.

5.     Administra los recursos económicos y materiales de la dependencia.

6.      Coordina el registro y control de bienes de la Facultad o Unidad.

7.     Dirige las actividades de las unidades de menor jerarquía de su competencia.

8.     Establece controles eficientes sobre el proceso administrativo.

9.     Coordina la elaboración de Manuales de Políticas, Normas y Procedimientos de su competencia.

10.  Propone nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

11.  Mantiene informado al personal de la dependencia acerca de las Políticas, Normas y Procedimientos y decisiones de carácter administrativo.

12.  Asigna y supervisa las tareas del personal a su cargo.

13.  Diseña y clasifica las partidas a egresos extraordinarios.

14.  Autoriza cheques y erogaciones presupuestarias.

15.  Verifica los trámites por solicitudes de compras de divisas.

16.  Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos.

17.  Controla las compras, distribución de materiales, registro de proveedores, facturas y órdenes de pago.

18.  Asiste y participa en reuniones de comité de compras.

19.  Controla el funcionamiento de caja.

20.  Informa a las Autoridades competentes sobre la situación financiera y administrativa de la unidad.

21.  Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectuar por la dependencia.

22.  Ordena y verifica trámites de viáticos.

23.  Vela por el efectivo funcionamiento de los archivos dentro de la dependencia.

24.  Representa a las autoridades de la dependencia en reuniones referentes al área.

25.  Elabora proyectos de investigación relacionados con el área donde se desempeña.

26.  Redacta correspondencias, actas, circulares, folletos informativos y otros documentos especiales y/o rutinarios de la unidad.

27.  Firma la correspondencia de la unidad.

28.  Supervisa y controla los ingresos y egresos de las Unidades Generadoras de Ingresos de la dependencia.

29.  Vela por la buena administración de los recursos de la unidad.

30.  Elabora la memoria y cuenta de la unidad.

31.  Clasifica, ejecuta y controla el funcionamiento del fondo fijo especial asignado.

32. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

33. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

34. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

35. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

REQUISITOS MINIMOS: Tener carrera profesional en administración de empresas o una carrera  afín con mínimo dos años de experiencia en este campo.

 

 

 

 

MANUALES DE FUNCIONES.

SUBCOMITE DE DIVULGACIÒN

NATURALEZA DEL CARGO

Es el encargado de difundir el evento al igual que incentivar a las personas a asistir al evento.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

1.    Mantener contacto con ejecutivos, corresponsales, reporteros y profesionales en general, de lo diferentes medios de comunicación local y nacional.

2.    Se convocara y mantendrá informado de forma oportuna a los medios de comunicación local y nacional de los eventos de la empresa.

3.    Se dotaran las instalaciones  que requieran los periodistas y reporteros de los diferentes medios de comunicación para que realicen su trabajo.

4.    Convocar, invita e informa por teléfono, fax y correo electrónico a los diferentes medios de comunicación de los eventos que se llevaran a cabo.

5.    Proporciona fecha, lugar y hora del evento, así como el tema o naturaleza de que trata.

6.    Recibe  a reporteros, camarógrafos y fotógrafos que llegan a la sala de prensa.

7.    Proporciona el equipo necesario a los reporteros camarógrafos y fotógrafos para que realicen el trabajo correspondiente tales como: equipo de cómputo, fax, teléfono entre otros.

 

REQUISITOS MINIMOS: Tener carrera profesional en administración de empresas o una carrera  afín con mínimo un año de experiencia en este campo.

 

 

 

 

 

 

MANUAL DE FUNCIONES

COORDINADOR DE RELACIONES PÚBLICAS.

NATURALEZA DEL CARGO

Es el encargado de proyectar la buena imagen del evento al igual que incentivar a las personas a asistir al evento.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

1.     Verificar que la información que se da sobre el evento es la correcta

2.     Verificar que la gente que este a su cargo ejecute su labor

REQUISITOS MINIMOS: Tener carrera profesional en administración de empresas o una carrera  a fin con mínimo dos años de experiencia en este campo.